Những việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp (số 2)

http://luatkimhai.com/kien-thuc-phap-luat/nhung-viec-can-lam-ngay-sau-khi-thanh-lap-doanh-nghiep-so-1-27.html
 

7. Tạo hóa đơn

Trong quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp, có rất nhiều giao dịch yêu cầu doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn. Do đó doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn.

Theo đó, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn được phân loại thành:

- Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng: Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

- Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Công ty có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau như: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử. Mỗi hình thức hóa đơn lại có những điều kiện sử dụng khác nhau.

Hình ảnh minh họa.

a. Trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện đăng ký kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ và đã được cơ quan thuế chấp nhận thì tiến hành như sau:

- Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn thì được tạo hóa đơn tự in.

- Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp thuộc hai trường hợp trên được tạo hóa đơn tự in mà không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc các đối tượng trên và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trước khi tự in, đặt in hóa đơn lần đầu doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản ký trực tiếp văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in theo quy định tại Điều 6 và Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC).

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp cơ quan thuế quản ký trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in, thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in của doanh nghiệp.

Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản ký thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in.

b. Trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu thì thực hiện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

...

Trên đây chỉ là một số các trường hợp cụ thể về việc sử dụng hóa đơn. Để biết thêm các trường hợp khác và những quy định chi tiết, bạn vui lòng tham khảo thêm tại các văn bản như: Nghị định 51/2010/NĐ-CP,  Nghị định 04/2014/NĐ-CP , Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC và các văn bản khác liên quan.

8. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2014 thì doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

- Ngành, nghề kinh doanh;

- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

Theo đó, theo quy định tại Điều 55 Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nộp phí để công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm đăng tải nội dung đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn thông báo công khai các thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày, kể từ ngày được công khai.

...

Lưu ý: Từ ngày 10/10/2018 (Ngày Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành) thì việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Thông tin công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Để biết thêm chi tiết thông tin bạn vui lòng tham khảo thêm tại Luật Doanh nghiệp 2014, Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Hình ảnh minh họa.

9. Lập sổ đăng ký thành viên, cổ đông

- Trường hợp là công ty TNHH hai thành viên trở lên thì:

Theo quy định tại Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2014 thì ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký thành viên.

Nội dung sổ đăng ký thành viên thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2014.

Sổ đăng ký thành viên được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

- Trường hợp là công ty cổ phần thì:

Theo quy định tại Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2014 thì sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

Nội dung sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2014.

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Để biết thêm thông tin chi tiết bạn vui lòng tham khảo thêm tại Luật Doanh nghiệp 2014.

10. Đăng ký chữ ký số

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 1 Luật quản lý thuế sửa đổi 2012 thì trường hợp người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản ký thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Người nộp thuế được quy định trên đây bao gồm các doanh nghiệp. Do đó, trường hợp doanh nghiệp được thành lập và hoạt động tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản ký thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 110/2015/TT-BTC thì để thực hiện các giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế bắt buộc các doanh nghiệp phải có chứng thư số đang còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.

Mặt khác, Khoản 1 Điều 6 Thông tư 110/2015/TT-BTC cũng quy định để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.

Do đó, trường hợp doanh nghiệp được thành lập và hoạt động tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin thì bắt buộc phải có chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế với cơ quan thuế.

Về vấn đề đăng ký chữ ký số thì doanh nghiệp có thể liện hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như: BKAV, Viettel, Nacencomm, FPT, VDC, CK, Chứng số An Toàn và Vi Na.

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo thêm tại Luật quản lý thuế sửa đổi 2012, Thông tư 95/2016/TT-BTC, Thông tư 110/2015/TT-BTC .

Hình ảnh minh họa.

11. Khai trình về việc sử dụng lao động và lập sổ quản lý lao động

a. Khai trình về việc sử dụng lao động

Khoản 1 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP cũng quy định:

"Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện."

Căn cứ quy định đã được trích dẫn trên đây thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương - Tức Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi công ty đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Do đó, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày công ty bạn đi vào hoạt động sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì bạn có nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động tại công ty đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở (trường hợp công ty thuộc khu công nghiệp thì nộp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội)

b. Lập sổ quản lý lao động

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH thì trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp của bạn bắt đầu hoạt động thì doanh nghiệp của bạn phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.

Theo đó, công ty bạn có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động được quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.

Khi đó, công ty bạn phải có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

Công ty bạn có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.

Bạn vui lòng tham khảo chi tiết quy định tại Nghị định 03/2014/NĐ-CP, Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH,...

    Hình ảnh minh họa.

12. Xây dựng thang bảng lương

Điều 93 Bộ Luật lao động 2012 quy định:

"1. Trên cơ sở các nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động do Chính phủ quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động."

Căn cứ quy định đã trích dẫn trên đây thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động của doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện. Đồng thời gửi về cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở.

Lưu ý: Từ ngày 01/11/2018 thì các doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 121/2018/NĐ-CP).

Về việc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, doanh nghiệp vui lòng tham khảo cụ thể quy định tại Bộ Luật lao động 2012, Nghị định 49/2013/NĐ-CP, Nghị định 121/2018/NĐ-CP,...

Trên đây là tổng hợp một số công việc cần phải làm sau khi thành lập doanh nghiệp. Ngoài ra, còn rất nhiều việc khác phải làm như: Lập nội quy lao động (nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên), liên hệ với cơ quan BHXH để làm hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, cho người lao động,... Hy vọng bài viết có thể giúp Quý bạn đọc hình dung cơ bản những công việc mình cần làm khi tiến thân hoạt động kinh doanh và thành lập, đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động đúng quy định pháp luật.