Hợp đồng điện tử, chữ ký số và VNeID: ký online thế nào để có giá trị pháp lý khi tranh chấp?

Ký hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, biên bản nghiệm thu qua phần mềm, email hay ứng dụng đã trở thành chuyện thường ngày. Nhưng khi xảy ra tranh chấp, câu hỏi đặt ra là: hợp đồng ký online có được Toà án công nhận không? Câu trả lời phụ thuộc vào cách ký và cách lưu giữ chứng cứ.

1. Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy

Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực 1/7/2024) quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản nếu thông tin trong đó có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu; và hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Luật cũng mở rộng phạm vi: giao dịch điện tử được áp dụng cả trong hoạt động công vụ, dân sự, kinh doanh, thương mại – trừ một số trường hợp luật chuyên ngành có quy định riêng.

Bộ luật Tố tụng dân sự cũng ghi nhận dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ.

2. Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?

• Chữ ký điện tử là khái niệm rộng: ảnh chữ ký tay chèn vào file, bấm "Tôi đồng ý", mã OTP xác nhận, ký bằng bút cảm ứng trên máy tính bảng… Giá trị chứng minh tuỳ thuộc vào việc có xác định được người ký và bảo đảm toàn vẹn nội dung hay không.
• Chữ ký số là loại chữ ký điện tử dùng mật mã khoá công khai, gắn với chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép phát hành. Chữ ký số cho phép kiểm tra ngay ai ký và văn bản có bị sửa sau khi ký hay không – vì vậy có giá trị chứng minh cao nhất.
• Chữ ký điện tử chuyên dùng của cơ quan, tổ chức và chữ ký điện tử an toàn khác cũng được pháp luật công nhận khi đáp ứng điều kiện.

3. Chữ ký số cá nhân trên VNeID

Từ 22/5/2025, người dân có thể đăng ký chứng thư chữ ký số trên ứng dụng VNeID (và một số ứng dụng ngân hàng như VCB Digibank). Chữ ký số cá nhân dùng được cho dịch vụ công trực tuyến, ký hợp đồng, kê khai thuế… Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành các thông tư chuẩn hóa yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số và định dạng chứng thư, giúp chữ ký từ các nhà cung cấp khác nhau được kiểm tra thống nhất.

4. 6 nguyên tắc ký hợp đồng online an toàn

1. Dùng chữ ký số cho hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng dài hạn, hợp đồng với đối tác mới.
2. Xác định rõ danh tính và thẩm quyền người ký phía đối tác (người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy ủy quyền).
3. Thống nhất trước bằng văn bản về việc giao kết bằng phương tiện điện tử, nền tảng ký và địa chỉ email nhận thông báo.
4. Lưu file gốc (PDF có chữ ký số), không chỉ lưu bản in hay ảnh chụp.
5. Giữ nhật ký ký (audit trail): thời điểm, email, IP, mã xác thực – các nền tảng hợp đồng điện tử uy tín đều cung cấp.
6. Lưu ý giao dịch có yêu cầu hình thức đặc biệt: chuyển nhượng bất động sản, thế chấp, di chúc… phải tuân thủ quy định về công chứng, chứng thực, đăng ký.

5. Khi xảy ra tranh chấp

Nếu đối tác phủ nhận đã ký hoặc cho rằng nội dung bị sửa, bên có quyền lợi cần nộp dữ liệu điện tử gốc, kết quả kiểm tra chữ ký số, nhật ký hệ thống; có thể đề nghị Toà án trưng cầu giám định dữ liệu điện tử hoặc lập vi bằng ghi nhận nội dung thư điện tử, tin nhắn trước khi khởi kiện. Chứng cứ được thu thập đúng cách ngay từ đầu thường quyết định kết quả vụ án.

Góc nhìn của luật sư

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, chuyển phát. Nhưng hợp đồng điện tử không tự động an toàn hơn hợp đồng giấy – an toàn hay không nằm ở nội dung điều khoản và quy trình ký, lưu trữ. Luật Tân Kim Hải hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ hợp đồng mẫu dùng cho ký điện tử, quy chế giao kết điện tử nội bộ và đại diện giải quyết tranh chấp hợp đồng.